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Festschreibung von Buchungssätzen

 

Informationen zur Festschreibung von Buchungssätzen (Teil der GoBD)

Um die zeitnahe Erstellung der Buchhaltung sicher zu stellen, fordert die Finanzverwaltung in den "Grundsätzen für ordnungsgemäße Buchführung und Datenzugriff (GoBD)", dass die Buchungssätze unterjährig regelmäßig endgültig festgeschrieben werden müssen, so dass die festgeschriebenen Buchungssätze nicht mehr geändert oder sortiert werden können.
Die Überprüfung und Kontrolle der Festschreibungen ist ab sofort Bestandteil von Betriebsprüfungen !

1. Regelmäßige, unterjährige Festschreibungen von Buchungssätzen sind Pflicht !

2. Als Datum und Uhrzeit einer Festschreibung wird die Systemzeit
    des PCs verwendet ( kontrollieren ) !

3. Die Überprüfung und Kontrolle der Festschreibungen ist Bestandteil
    von Betriebsprüfungen !

4. Falls Buchungssätze nicht unterjährig festgeschrieben wurden,
    kann eine Buchhaltung im Prüfungsfall komplett verworfen und
    die Steuerlast geschätzt werden !

5. Ältere Programm-Versionen vor der Version 3.151 erfüllen nicht mehr die
    gesetzlichen Anforderungen !

Je nach Anzahl der Buchungen pro Jahr empfiehlt es sich, die Buchungssätze mindestens einmal zum Monatsende (z.B. bei der Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung) fest zu schreiben und das Festschreibungsprotokoll jeweils auszudrucken. Allerdings kann in SOFTBUCH der Anwender selbst entscheiden, wann und bis zu welcher Buchungssatznummer die Buchungssätze endgültig fest geschrieben werden sollen.

Achtung:
Als Datum und Uhrzeit der Festschreibung wird das Systemdatum des PCs verwendet, das sicherheitshalber angezeigt und immer kontrolliert werden sollte !!!

In nachfolgendem Beispiel wurden zum Beispiel in der Vergangenheit schon alle Buchungssätze bis zur Satznummer 60 fest geschrieben.
Zum aktuellen Zeitpunkt ( 04.02.2016 - 17:48:02 Uhr - laut Systemzeit des PCs) wurden alle Buchungssätze bis einschließlich der Satznummer 95 zum Festschreiben ausgewählt.
Die bislang schon verbuchten Buchungssätze von Nummer 96 bis einschließlich der Nummer 151 bleiben momentan noch änderbar.

Bei der Angabe der fest zu schreibenden Buchungssatznummer kann diese entweder manuell eingegeben oder vom zuvor ausgewählten Buchungssatz übernommen werden.

Somit können Sie die Satznummer direkt als Zahl angeben.
Wahlweise können Sie dadurch aber auch vor Aufruf der Festschreibung einen bestimmten Buchungssatz in der Buchungsmaske auswählen (z.B. über die Tasten Pfeil-Auf, Pfeil-Ab, Bild-nach-oben, Bild-nach-unten), der dann beim Aufruf der Festschreibung als Vorschlag übernommen wird.

Im obigen Beispiel ist die ausgewählte Buchungssatznummer 152, das bedeutet, dass in der Buchungsmaske beim Aufruf der Festschreibung der nächste neu einzugebende Buchungssatz selektiert ist, da bislang nur 151 Buchungssätze verbucht wurden.

Bei der Bestätigung mit „Endgültig festschreiben“ werden die Buchungssätze als festgeschrieben markiert und sind nicht mehr änderbar und können auch nicht mehr umsortiert werden.

Zur besseren Kennzeichnung werden die festgeschriebenen Buchungssätze auch in der Buchungsmaske als „Festgeschrieben“ angezeigt.
 


 


Festschreibungsprotokoll

Unter diesem Menüpunkt können die bislang erfolgten Festschreibungen als Protokoll angezeigt, gedruckt oder als Textdatei gespeichert werden. Zur Erstellung des Protokolls muss lediglich das aktuelle Druckdatum eingetragen bzw. übernommen werden.

Es ist sicherlich empfehlenswert nach jeder erfolgten Festschreibung auch ein Festschreibungsprotokoll als Nachweis auszudrucken, um auch im Falle eines eventuellen Datenverlusts (z.B. Computerabsturz, Festplattendefekt usw.) der Finanzverwaltung die Einhaltung der Festschreibung nachweisen zu können.
 

Stand:  05.10.2017
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