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Informationen zur Digitalen Betriebsprüfung
(GDPdU)

Im Zuge des immer stärkeren Einsatzes von EDV-Anlagen in Unternehmen, wurde der Finanzverwaltung im Falle einer Betriebsprüfung auch das Recht zum Zugriff auf die steuerrelevanten Unternehmensdaten eingeräumt (Bundesgesetzblatt Teil I S. 1433, Artikel 7 und 8). Beim Datenzugriff kann der Prüfer im Rahmen einer Außenprüfung nach pflichtgemäßem Ermessen - auch kumulativ - den „unmittelbaren Datenzugriff“, den mittelbaren Datenzugriff“ oder die „Datenträgerüberlassung“ wählen, die nachfolgend beschrieben sind. Ein „Online-Zugriff“ auf das betriebliche DV-System ist hingegen ausdrücklich ausgeschlossen.
(Quelle: BMF Referat IV A 7, "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" Stand: 1. Februar 2005).
 

"Mittelbarer Zugriff"

Beim „mittelbaren Datenzugriff“ müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.
Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung hat das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem DVSystem vertraute Personen verpflichtet.
 

"Unmittelbarer Zugriff"

Der „unmittelbare Datenzugriff“ beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf DV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten.
 

"Datenträgerüberlassung gemäß der GDPdU"

Bei der „Datenträgerüberlassung“ sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden.
 

Die Digitale Betriebsprüfung (GDPdU) bei Verwendung von SOFTBUCH

SOFTBUCH unterstützt ab der Windows-Version 2.x alle Zugriffsarten für die "Digitale Betriebsprüfung" in sehr einfacher Weise.

Ein "mittelbarer Zugriff" auf die steuerrelevanten Unternehmensdaten ist schon mit sehr alten Versionen von SOFTBUCH problemlos möglich, da SOFTBUCH auch nach einem Buchungsjahrwechsel das Zurückwechseln in beliebige alte Buchungsjahre ermöglicht. Somit kann der Anwender im Betriebsprüfungsfall in alle alten Buchungsjahre wechseln und die vom Betriebsprüfer gewünschten Daten zur Auswertung ausgeben/ausdrucken.

Der "unmittelbare Zugriff" auf die Daten ist mit der Windows-Version 1.31 möglich. Hierfür kann dem Prüfer das kostenlose Zusatzprogramm "SOFTBUCH - Lesezugriff" zur Verfügung gestellt werden, mit dem der Prüfer die Daten selbst auswählen bzw. erstellen kann, ohne dass der Prüfer die Daten verändern kann.

Ab der Windows-Version 2.x unterstützt SOFTBUCH auch die "Datenträgerüberlassung gemäß der GDPdU". Um die Zusammenstellung der prüfungsrelevanten Daten für den Anwender von SOFTBUCH möglichst einfach zu gestalten, enthält SOFTBUCH einen eigenen Menüpunkt "Export f. Digitale Betriebsprüfung (GDPdU)". Hierbei werden nach kurzer Eingabe der Unternehmensdaten und Auswahl der eingerichteten Kassenkonten die steuerrelevanten Daten (Journal, Kontenblätter, Kassenbücher und Kontenplan/Saldenliste) vollautomatisch zusammengestellt. Eine Besonderheit ist hierbei die Unterstützung des "Beschreibungsstandard-GDPdU-01-08-2002", wodurch die aufwendige Dokumentation der erstellten Daten durch den Anwender in der Regel komplett entfällt.
Die erstellten Daten können anschließend auf eine CD gebrannt und dem Prüfer der Finanzverwaltung ausgehändigt werden.
 

Technische Information zur "Datenträgerüberlassung" mit SOFTBUCH

Die Daten werden für das jeweils aktuelle Buchungsjahr zusammengestellt. Hierbei werden alle notwendigen Konvertierungen und Formatsanpassungen vollautomatisch durchgeführt.

Die Aktionen umfassen dabei unter anderem Konvertierung des Datums in erweitertes Datumsformat, Konvertierung des 13. Buchungsmonats und Generierung eines alphanumerischen Kontrolldatums für den 13. Buchungsmonat, Umwandlung der numerischen Felder in ein Format gemäß dem Beschreibungsstandard, Generierung der Felddokumentation bezüglich der Feldlängen, Feldbeschreibungen der numerischen, alphanumerischen und Datumsfelder, Dezimal- und Tausendertrennzeichen, Nachkommastellen usw..

Die Dokumentation der erstellten Daten wird in der nach dem "Beschreibungsstandard-GDPdU-01-08-2002" standardisierten Beschreibungsdatei "index.xml" zusammengestellt.
Die erstellten Dateien werden in einem Unterordner des jeweiligen Buchungskreises abgelegt.

Beispiel zum Export der Daten für Buchungskreis "1" für das "Buchungsjahr 2004":
Im Buchungskreisordner "BK000001" wird ein Ordner "GDPdU" angelegt, in dem wiederum für das Buchungsjahr 2004 ebenfalls wieder ein Unterordner "2004" erstellt wird. In diesem Ordner werden dann alle für das Jahr 2004 exportierten Dateien gespeichert.
Zur Datenträgerüberlassung muss dann lediglich der gesamte Ordner "2004" mit Inhalt auf eine CD gebrannt werden und kann dann dem Prüfer übergeben werden.

Sollte sich die Prüfung über mehrere Jahre erstrecken (z.B. 2002-2004), so muss der Anwender lediglich in jedes Buchungsjahr wechseln und den Export einmal durchführen. Im Ordner "GDPdU" wird dann ebenfalls für jedes Jahr ein gesonderter Ordner "2002", "2003" und "2004" angelegt, in dem sich die Daten befinden. Zur einfacheren Handhabung und Vermeidung von Unvollständigkeiten wird für jedes Buchungsjahr in dem jeweiligen Ordner eine eigene Beschreibungsdatei "index.xml" mit abgelegt.
Somit kann vermieden werden, dass das zu prüfende Unternehmen versehentlich die Daten/Dokumentation von nicht zu prüfenden Buchungsjahren ausliefert, da ein Prüfer auch freiwillig zur Verfügung gestellte Daten für seine Prüfungszwecke verwerten darf, auch wenn diese nicht angefordert wurden und sie nicht im eigentlichen Prüfungszeitraum liegen.
Zur Datenträgerüberlassung können dann alle Ordner "2002" bis "2004" auf eine einzelne CD gebrannt werden, die dann an den Prüfer übergeben wird.
 

Weitere Informationen zur "Datenträgerüberlassung gemäß der GDPdU"

Links auf weitere Informationen im Internet finden auf unserer Link-Seite.

 

Anmerkung
Auch mit älteren Versionen von SOFTBUCH können theoretisch die prüfungsrelevanten Daten notfalls exportiert werden, da die originären Daten schon im ASCII-Format vorliegen. Allerdings erfordert der Export der Daten eine manuelle Dokumentation der Datenfelder (Beschreibung siehe Handbuch Anhang B). Die Erstellung der Daten und der Dokumentation kann allerdings je nach Anspruch des Prüfers sehr umfangreich und zeitaufwendig werden, so dass sie nicht empfohlen werden kann.

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Stand:  27.08.2018
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